Ondanks de grote inzet van de ontwikkelaars hebben we nog steeds geen goed werkende ICT oplossing. Een ICT systeem om de nieuwe besluitvormingsstructuren, met een betere ledendemocratie, binnen de Partij van de Arbeid te ondersteunen. Geautomatiseerde systemen waarmee in eerste instantie geamendeerd en geprioriteerd kan worden. Vanuit het partijbureau is mede daarom de keuze gemaakt om alternatieve systemen te zoeken en te testen.
De eerste kandidaat waarmee de afgelopen weken getest is, is MyMadison of kortweg Madison. Mijn eerste indruk was positief in die zin dat het, ondanks een reeks problemen, deze keer wel enigszins lijkt te werken op zowel een PC/Laptop als op een tablet.
MyMadison is een beperkt systeem dat, net zoals andere geteste systemen, lijkt op eenvoudige “collaborative software” of groupware, en wel een eenvoudig collaborative document editing systeem. Misschien is dat iets te veel eer. Het is vooral een eenvoudig document becommentarieer systeem voor al bestaande documenten. Dit dan wel weer met een primitieve voting (stemmen / like) mogelijkheid.
Collaborative software
Nu zijn collaborative software en de mogelijkheden daarvan niet echt breed bekend. Vandaar even de volgende zijsprong. Deze collaboration (samenwerking) systemen en software worden professioneel veel gebruikt. In high-tech bedrijven, bij grotere bedrijven, bij programma’s en projecten waar veel mensen gestructureerd en intensief moeten samenwerken. De wereld van programma en projectmanagement, ruimtevaart, luchtvaart, engineering, bouw, softwareontwikkeling, enz, enz. Samen ontwerpen, een gigantische hoeveelheid documentatie samenstellen, beheren, enz.
Kent u de wereld van collaborative software niet kijk dan even op http://openatrium.com/ om middels deze ene pagina snel een eerste indruk te krijgen. Misschien ontdekt u zelfs dat u toch wel eens elementen heeft gebruikt. Open Atrium is overigens een breed toepasbaar Open Source systeem. In de industrie worden vaak wat meer specialistische systemen op basis van propriëtaire software gebruikt. Een belangrijke groep van systemen zijn de documentmanagementsystemen. Een aantal van de functies van documentmanagementsystemen moeten ook terugkomen in een goed ICT syteem voor ledendemocratie.
Het testen van MyMadison
Het testen van ICT systemen levert vrijwel altijd een lange, lange ellendelijst op. Nooit iets om vrolijk van te worden, maar zelden iets om echt van te schrikken. Aan het type problemen of fouten kan je eigenlijk al de volwassenheid van een systeem afleiden. Op enkele, al eerder beschreven, uitzonderingen na, zijn veel democratie-systemen en de concepten of gedachten daarachter relatief vrij jong in hun ontwikkeling. Vandaar ook een grote diversiteit aan systemen met vrijwel allemaal, vaak klassieke, ICT begin en beginnersproblemen. Zo ook MyMadison. Dat bleek al direct uit het testen:
Het testen begon met inloggen en dat ging verwarrend. Uiteindelijk lukt het mij wel, maar dan wel met een reeks kunstgrepen. Dat probleem moest eerst door de ontwikkelaars aangepakt worden om ook andere testers toegang te kunnen verlenen. Lastig bleef dat de bovenkant en onderkant van de ingevoerde karakters (teksten) wegvielen en dat er diverse onleesbare mededelingen over het scherm flitsten.
Ten aanzien van de invoer van teksten lijkt er wel een vloek over alle tot nu geteste democratie-systemen te zijn uitgesproken. Te kleine iconen, nodeloos te veel moeten selecteren, te klikken en uiteraard ook hier weer de gehate veels te kleine invoervelden. Leuk om een korte opmerking neer te schrijven, maar ongeschikt om bijvoorbeeld serieus documenten te kunnen amenderen. Voor een wat groter commentaar, en ik bedoel dan enkele zinnen, onoverzichtelijk en ongeschikt.
Grappig was wel dat als je een nieuwe zin probeerde in te voeren (enter toets) de invoer gelijk werd afgesloten. Daarna bleek aanpassen van de invoer ook nog eens onmogelijk. Net politiek 🙂
Dat riep echter wel de vragen op als of niemand daar nooit problemen mee heeft gehad en of de ontwikkeling van het systeem soms halverwege was gestopt? Mits de structuur van het systeem het enigszins toelaat lijkt het voorgaande probleem echter oplosbaar met een nieuwe (software) invoermodule. Daarbij zou het handig zijn om wat onderscheid te maken tussen een vraag, commentaar, amendement, ed. Eigenlijk niets anders dan hetgeen ook binnen een goed geleide formele vergadering plaatsvindt.
Dat het systeem nog wat onvolwassen was zag je ook af aan het verschijnsel dat teksten plotseling van het scherm wegvielen, over elkaar vielen en zelfs zich schijnbaar spontaan vanzelf leken te vermenigvuldigden. Ook de toegankelijkheid voor slechtzienden is weer een punt van zorg. Aan de toegankelijkheidsregels voldoen wordt, ook voor dit systeem, nog een fikse opgave. Realiseren wij dat echter niet dan sluiten we impliciet slechtziende PvdA-leden uit.
Processtructurering en navigatie
Ook deze keer heb ik weer gelet op de navigatie en de processtructurering of workflow. Zeg maar voor een proces van ideeënvorming tot een formeel vastgesteld document. Over de processtructurering kunnen we kort zijn; die is amper aanwezig. Het is vooral samen commentaar geven op een al – bestaand – document en klikken op iconen als je iets ondersteund. Dit positioneert dit systeem ergens midden in het proces van ideeënvorming tot finale besluitvorming.
De navigatie is ook bij MyMadison uniek. Een document wordt op één pagina lineair weergegeven. M.a.w. alle tekst achter elkaar op één pagina. Dit wel met een index die netjes aan de linkerzijde van het scherm verschijnt en weer verdwijnt. Daarmede toegankelijk voor een beginnende gebruiker.
Eén van de essenties van democratiesystemen is dat je op elkaar moet kunnen reageren. Daardoor ontstaan twee criteria: Een goede navigatie en het goed kenbaar maken wat anderen hebben ingevoerd. Bij MyMadison ontbreekt een goede navigatie, maar dát andere gebruikers iets hebben ingevoerd is echter wel goed zichtbaar aan de rechterzijde van het scherm. Je moet daarvoor wel keer op keer heel het document doorlopen en soms op de commentaren klikken om te zien – wát – die andere gebruikers hebben ingevoerd. Dat is niet alleen erg onhandig, maar geeft ook onbedoelde bijeffecten.
De bijeffecten kunnen zijn dat er te weinig én te veel op elkaar gereageerd zal gaan worden. Dit moet ik even uitleggen: Te weinig daar weinig gebruikers genegen zullen zijn om keer op keer achter een computer te gaan zitten. Dit om het zelfde document keer op keer door te gaan lopen. Te veel daar als mensen die dan toch maar weer eens inloggen om te kijken of zij reacties hebben gekregen, dan gelijk maar ergens op gaan reageren. Reageren, maar dan op andere punten. Je bent er nu immers toch, dus laten we toch maar wat doen. Is dit goed, is dit fout? Ik weet het niet, maar een ding is zeker; discussies worden niet binnen het systeem afgerond, kunnen eindeloos worden en worden naar een later tijdstip verplaatst. In de praktijk aldus verplaatst naar een fysieke vergadering, met alle frustraties van dien.
Vandaar het belang van een goede navigatie: Een overzicht op het scherm met Wie heeft Wat, Wanneer, Waarover geschreven. Iets simpels als laatste opmerkingen, laatste reacties, tabjes van actuele onderwerpen, enz, enz. Anders gesteld: In één oogopslag kunnen zien welke zaken tot discussie leiden. Overigens niets bijzonders, daar vrijwel elk internetforum standaard deze functionaliteit heeft.
Direct hieraan gekoppeld is de nog belangrijker notificatie: Bijvoorbeeld een e-mail dat er iets (liefst gefilterd op jouw interessegebied) binnen het systeem gebeurd is. Een e-mail als iemand op jouw commentaar gereageerd heeft. Essentieel voor een interactief gebruik en een goede discussie.
Dat de gevraagde informatie wel aanwezig is blijkt uit de gelukkig aanwezige syndicatie (RSS). Die levert een logboek van activiteiten op. Daarom is het waarschijnlijk dat de gewenste navigatie en notificatie relatief eenvoudig zijn aan te brengen. Dat geldt ook voor goede zoekfuncties. Wat er nu aan zoekmogelijkheden zichtbaar is lijkt namelijk niet te werken voor het opzoeken van onderwerpen of teksten in een document. Ook de zeer handige tagging is er wel, maar het lijkt wel of die maar half geïmplementeerd is of uit staat.
Goed, genoeg over alle operationele problemen. U heeft nu een indruk waar je zoal tegenaan loopt. Tientallen fouten en aandachtspunten zijn gevonden en aan de ontwikkelaars doorgegeven. Duidelijk is wel dat, om dit systeem enigszins werkend te krijgen, er ook bij deze kandidaat door de ontwikkelaars nog flink onder de motorkap zou moeten worden gedoken.
Samenvattend
Al met al een interessante nieuwe kandidaat. Een positieve eerste indruk. Veel van de fouten lijken oplosbaar. Een qua functionaliteit simpel systeem. Voor niets gaat de zon op dus aan de andere kant van de medaille geen procesondersteuning en systeemintegratie, met alle consequenties voor de toekomst. Samenvattend geen systeem dat geïntegreerd de totale informatiebehoefte zal kunnen afdekken, maar wel een goede kandidaat om tijdelijk wat eerste behoeften te dekken.
Daarnaast dienen wij ons wederom de vraag te stellen of dit systeem voor meer dan een handjevol samenwerkende mensen geschikt is. Wat gebeurd er als honderden mensen teksten gaan invoeren en daarover onderling via het systeem discussies gaan voeren? Kan dit systeem dit aan en is het dan door gebruikers nog goed te gebruiken? Dat essentiële aspect hebben we helaas nog niet kunnen testen. Dit daar er te weinig testers op elkaars invoer of punten reageerden. De inlog problemen deden daarbij geen goed. Misschien kan het, maar dat zullen verdere onderzoeken en vooral testen dan wel nog moeten uitwijzen. Hoe dan ook, zelfs als dit systeem te veel problemen blijft geven hebben we gelukkig nog diverse andere kandidaten op de plank liggen.
Wordt vervolgd.